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井井有条:管理项目的提示和工具

小型企业主,在职专业人员,甚至有些学生经常扮演项目经理的角色,即使他们完全未经培训也是如此。 项目管理是一项庞大而严肃的业务,具有专门针对该主题的高级学位和认证。 如果您不是经过认证的项目经理,那么在您的监督下,一个项目及其附属团队很容易失控,偏离轨道,并变得一团糟。 如果您对项目管理一无所知,如何使项目正常进行?

几年前,在一个小型组织中,这件事发生在我身上。 我被要求管理一些网站的重新设计和重新发布(我被聘为编辑)。 团队成员包括一些内部工作人员,以及许多外部承包商,以及一些无薪志愿者。 我对项目管理一无所知。

我是一个高度组织化的人,这可能就是为什么我要首先负责管理项目的原因。 但是个人组织与项目管理并不相同,我的第一个项目起步糟糕。 我对此感到恐惧,而我缺乏信心只会使事情变得更糟。 当然,我知道如何收集信息,起草时间表并将其分发给所有相关方,但是我不知道我还应该做什么。

Make sure the meeting frequency works for all parties. Depending on the size of the project and how well it' s going, the frequency of the meeting (or call, for geographically separated teams) will vary. Weekly meetings or calls are often the norm, particularly at startup, but the frequency>

使会议变得重要。 制定议程,坚持议程,尽早结束。 浪费项目团队的时间是失去团队信心的最快方法之一。 如果这是一次状态会议,请确保它保持状态会议并且不会成为令人沮丧的会议或头脑风暴。 并回馈已经分配的几分钟时间是一种快速的沟通方式,您可以尊重团队和他们的时间。 - Roebling Strauss,Inc.(数字项目和管理咨询公司)常务董事Bill Sanders

选择正确的会议工具。 当每周与异地承包商的电话会议无济于事时,我在其中添加了Google云端硬盘电子表格。 它显示了我在项目中发现的错误列表,以及对我认为它们修复的重要性的评分。 承包商和我在电话交谈时一起共同编辑了该文档。 有时,他甚至会在当时和那里解决小问题。 从那时起,主持“工作会议”(会议在会议期间完成工作)已成为我保持项目进展的一系列建议中的宝贵补充。 使用实时协作工具,视频会议系统以及老式的面对面,笔记本电脑与笔记本电脑的相遇都是一种选择。 吉尔·达菲

如果“一切都很好”,请继续挖掘。 签到非常宝贵。 很多时候,我发现签到会议的结果是“一切都很好”。 那时,我发现诸如“很高兴听到,但真的没有任何问题吗?”的后续回复。 可以使您脱颖而出,并在可以得到反馈的地方使用。 后续问题通常会引起这样的回答:“是的,X一直很好地运转着,但是有一个小的Y却以错误的方式使我着迷。” 有很多人根本不喜欢抱怨,所以这取决于项目经理的深入研究。 -汤姆·索拉什

切勿射击信使。 当事情出错了,而且会失败时,没有人愿意传递坏消息。 如果您以积极的态度回应坏消息而闻名,“非常感谢您引起我的注意。现在我们如何解决这个问题?” 您几乎可以保证您永远不会过早得到坏消息。 尽早得到坏消息可以使您有更多的时间来解决问题并减少其对项目的负面影响。 -比尔·桑德斯

让其他人以为自己处于控制之中。 我认为这需要一些调味,但是我发现有价值的一件事是学会控制自己,同时让其他人认为自己在驾驶。 许多人希望感觉自己处于控制之中,这很好,但项目经理必须了解,他们最终对项目的成果负责。 -汤姆·索拉什

让用户定义质量标准。 每个交付物都有一个用户,无论是另一个团队成员还是最终的最终用户。 在交付物的所有者能够准确估计完成交付物所需的时间和资源之前,他们必须知道如何衡量交付物的质量和完整性。 无论是采用功能齐全的技术规范还是一页质量标准工作表的形式,用户都应事先定义它。 它是可用的最简单的风险管理技术之一。 -比尔·桑德斯

项目经理工具
除了最基本的多功能商务工具(如Excel和Outlook)之外,ad-lib PM可能会发现,专用的项目管理软件实际上会通过集成功能将其提示为最佳实践。 如果有一种工具可以指导您完成动作,则分配责任,估计任务完成时间以及保持沟通都很容易记住。 以下是您可能会在大小项目中使用的一些方法:

液体规划师 LiquidPlanner (每个成员每月29美元)具有一项主要优势:将调度工作付诸实践 。 LiquidPlanner无需让用户输入他们认为完成工作的日期,而是让PM按优先级进行计划。 这是一种不同的思考和工作方式,但可能对您有用。

在管理项目时,还有更多工具可以使用或选择,有时最简单的工具比健壮的功能齐全的工具更有效地完成工作。 如果您想分享有关管理项目或推荐程序的好技巧,请在下面发表评论。