Anonim
井井有条:MS Word中的5个基本技巧

我的一个朋友正在将内容从Excel导出到Microsoft Word,并不断被各种导出选项绊倒。 不管他做了什么,生成的Word文档都在应该有单个空格的地方有不必要的选项卡。 他打电话给我,请我过来帮助。

我说:“只需找到并用单个空格替换制表符空格即可。”

“你是怎样做的?”

这是一个绝对简单的功能,但它是其中的Microsoft Word技巧之一,如果您以前从未见过,您将不知道该怎么做,甚至不知道如何在Google搜索中正确地表达它。

2. Find and Replace Paragraph Returns

Who hasn' t received a document that has double paragraph returns where we need only one?

段落返回或有时称为回车的返回可以在Microsoft Word中表示为^ p。

3.使用宏自动执行经常键入的文本

告白:多年以来,我一直害怕宏,因为我不了解它们是什么,而且看起来我必须学习使用它们的代码。 不对。 宏是您的朋友。 我希望他们有一个不同的名字,例如“ Frequently Typed Text”按钮,因为这确实是他们的名字。

许多人都使用宏来制作样板,公司免责声明或某些性质的所有文档所需的法律文本。 我使用它们来自动完成极其基本的文本,这些文本必须一遍又一遍地键入,包括PCMag在在线发布文章时使用的一些HTML代码。

第一次设置宏需要几个步骤,但值得一试,之后再保存。

这样做的方法(说明显示在两分钟的视频下方,该视频还向您展示了如何使用宏):

Windows 2010版本:从“视图”选项卡中,单击最右边的“宏”按钮,然后选择“记录宏”。

Word:Mac 2011版本:从顶部菜单转到“工具”>“宏”>“记录新宏”。

在“宏名称”字段中为宏命名。请注意,名称不能带有连字符或其他特殊字符,只能有字母和数字(这是愚蠢的,但是有)。 接下来,您可以为宏分配按钮或键盘快捷键,但这是可选的。 如果愿意,您始终可以从菜单中运行宏。 分配键盘快捷键可能很棘手,因为您必须知道所有其他现有的键盘快捷键,以免意外覆盖可能需要的键盘快捷键。 如果需要,可以添加描述,但这不是必需的。

当您单击确定时,Word将记录您键入和执行的所有操作。 键入要自动执行的文本并设置其格式,或者记录要捕获的操作,然后返回“宏”按钮并单击“停止记录”。

现在,通过返回“宏”按钮并选择“查看宏”,然后为您创建的宏选择“运行”,以测试您的宏; 或仅点击您分配的键盘快捷键或按钮。 您应该看到您的文字神奇地出现在了下。

4.清除粘贴文本的格式

在Verdana中以18点字体显示为红色时,您是否会复制和粘贴来自在线来源,其他文档,电子邮件等的文本,并使其冒出来? 剥离粘贴文本不经意间产生的格式是一个很大的麻烦。 您可以更改Word中的设置,以使格式永远不会保留其他文本。

如果没有看到该图标(在Mac中),请转到“偏好设置”>“编辑”,然后查找“剪切和粘贴”选项。 单击该部分中的“设置”按钮,并确保已选中“显示粘贴选项”按钮的复选框。

5.删除一行

可怕的线! 您打了一系列连字符或下划线,再加上回车键,Microsoft Word在整个页面上始终以粗线显示,这对于您一生都无法解决。

130415_getorg_lineword 选项>自动更正选项。 在键入时选择“自动套用格式”,然后查找“键入时应用”。 在该部分中,您可以取消选中“边界线”框。