Anonim
井井有条:如何清理马虎服务器

我从来没有遇到过至少没有一点草率的企业内部的共享网络驱动器。 共享服务器通常旨在实现协作,并向我们的同事免费提供文件和信息。 从理论上讲,它们还帮助企业轻松有效地捕获和备份数据。

实际上,它们变成了存储六年前公司度假聚会照片的地方。 在最后一句话中,我有意使用了被动语态,因为似乎没有人负责将某些内容放到不应该存在的共享驱动器中。 事情刚出现。 没有人知道他们如何或为什么到达那里。 因此,没有人会因为担心踩到别人的脚趾或删除别人需要的东西而将它们移开。

共享空间的设计方式应与部门或公司的工作流程或组织结构图相匹配。 本质上是并行的事情,例如向同一管理级别报告的两个团队,应该在文件夹结构上并行。 当一个新人加入一个部门时,他或他应该能够快速找出重要文件在共享网络上的位置,因为它们的位置(文件夹名称及其在其他文件夹中的嵌套方式)应反映企业的设计方式。 真正的危险信号是长时间工作的人找不到东西,因为他们不知道东西在哪里,或更糟的是,甚至不知道应该在哪里。

Each team has a subset of folders: a few that show workflow, one for each team member, and additional folders as they make sense for that team' s needs. For example, my team's subfolders look like this:

Step 4: Create rules. As I' ve already started to explain in the previous section, each folder has some rules associated with it regarding what can and cannot go into them, or how they should>

我们还讨论了是否存在需要供多个团队访问的文件(我们做了,并为他们创建了一个Resource文件夹),以及是否应锁定任何信息(是的,Management Team文件夹中的所有内容)。

步骤5:确保一致性。 在设计文件夹和使用规则时,我们还会寻找可以并且应该保持一致的区域。 当文件夹结构和工作流程可以(并且应该)保持一致时,它可以在人员过渡期间(例如某人离开公司,休​​产假或生病时)。 共享服务器空间上的一致性可以帮助组织中的每个人弄清当前项目的状态以及重要的项目,已经完成的工作等等。

一个后续项目(我们现在正在实施)也将在我们的文件命名约定之间创建更好的一致性。 我们决定推迟实施此文件命名更改,直到每个人都习惯于使用新的共享文件夹,以免任何人立即用太多新信息过载。

步骤6:与所有利益相关者最后一次检查。 在实施任何措施之前,我们对每个利益相关者进行了最后检查,包括最初不认为要包括在内的一些人,但是他们的名字出现在我们对现有数据的审查中。 “这不是Arielle的专业领域吗?我们最好问她,她认为在本节中需要做什么。”

步骤7:完成并传达时间表。 最后一步是确定时间表,然后启动项目。 这些是难题的最后一部分:

  • 确定何时以及如何传播信息:在星期三向所有员工发送有关新服务器结构,规则以及所有相关信息(包括日期)的电子邮件(请参阅下一项)。
  • 设置日期:人们必须复制他们想要保留的文件的日期(一周结束); 他们何时应该开始使用新结构(在我们的情况下,在收到电子邮件后立即); 何时关闭旧服务器(我们在周末告知他们,但实际上,我们在截止日期前增加了几天)。
  • 在实际切断对旧服务器的访问之前,计划一些提醒电子邮件。
  • 让IT执行实际的截止时间。

服务器清理结果
包含有关服务器清理项目的所有信息的星期三电子邮件在一个星期三上午11:27发出。 几个人有很强的问题,但是到11:57,所有答复的话题都安静了下来,这意味着所有基本问题都在30分钟内得到了回答。

在我的团队中,关于我们工作流程的其他澄清工作仍在继续-但我的上一个澄清是在同一天下午1:05。 毫无疑问,有几个人在没有回答全部的情况下问其他问题,但是大多数问题在两个小时内得到了回答。

接下来的几天,我们顺利完成了时间表。 IT团队运行了一些快速报告,显示我们将总数据减少了76%。 数字说明了一切。

之前

  • 总空间:250GB
  • 文件数:447, 249
  • 文件夹数:36, 773

  • 总空间:59.2GB
  • 档案数量:58, 624
  • 文件夹数:2, 962

项目验尸和反馈
在完成服务器迁移和重组的几周后,我问项目负责人,经理和IT网络管理员是否有任何反馈或事后备忘。 没有人做。 一切都非常顺利。 首席IT专员必须说的是:

“在我来这里的10多年中,这是一个部门团队出于自己的兴趣第一次进行这样的项目,并很好地执行了该项目。这对[其他IT网络管理员]和我可以更好地维护网络,并且可以肯定它可以帮助您的团队进行工作流和组织。我们从字面上要求几代管理人员授权您的团队在基层完成的工作,对此深表感谢。”

在我看来,有一件事我希望我们做的稍有不同。 我希望我们最初是在即席快速开会时亲自告诉员工有关该项目的信息,而不是通过电子邮件。 电子邮件很好,而且可以肯定,没有人喜欢开会,但是我觉得如果在公开讨论中被告知,而不是通过“重要提示”,人们会觉得人们会更多地参与会议。 电子邮件。

现在,我们有了一个更好,更一致,更高效,更简单的共享服务器。 使用它的规则很明确,并且内置了问责制。团队管理者负责团队文件夹,个人负责其姓名文件夹中的内容。

如果您正在考虑在组织中启动自己的服务器清理项目,希望您可以从本文中收集一些建议,以了解从IT部门获取建议的重要性,并且在每个阶段进行全面交流对于成功至关重要。