Anonim
井井有条:如何使用电子表格管理您的工作

我在工作中使用的最简单的组织技巧之一就是保留自己进度的私人电子表格。 没有人要求我这样做。 没有人要求查看我的电子表格。 为了我自己,我完全保留它们,以使我高效地工作,并能够快速看到自己的成就。

在此版本的“组织井井有条”中,我将分享一些当前保存的电子表格,并说明它们对我有什么帮助。 电子表格的内容与我的工作特别相关,但许多原则是通用的,可适用于其他类型的工作。

保存和安排想法
“每周整理一次”一栏,这意味着我必须想出一年中将实际使用的52个想法…这意味着我可能还需要另外50到100个最终被我拒绝的想法(我们大多数人都需要产生大量想法以找到真正好的想法)。

The criteria (columns D-I) include logging the product in a database ("QB"), submitting a form outlining the product' s specs ("Specs"), uploading an image of the product ("Image"), and creating a slideshow of additional images ("Slideshow"). Each product also needs a score from one to five ("Rating"), >

电子表格实际上是一系列复选框的核心。 它使我一眼就能看出我是否已经完成了所有必要的前期工作。 但是它还有其他好处。

以与我记录集思广益的想法有关将来的“获取组织”列的方式相同,我还记录了我可能对评论感兴趣的“评论”电子表格产品的底部。 因此,我总是有很多新鲜的想法。

如果我需要查找我已经查看过的产品的发布日期或唯一的文章ID(我经常这样做),它也可以作为快速参考。 当然,我们在办公室中还有其他系统可以找到该信息,但是对于我来说,从该电子表格中提取信息通常更快,因为我已根据自己的需求对其进行了自定义。

跟踪变化
我要共享的最后一个电子表格是用来跟踪我写的一篇特定文章的:100个最佳iPhone应用程序。 本文需要复杂的组织来管理,因为我经常更新内容。 换句话说,每隔几周,最好的100个应用中有几个是新的。 与六个月前我所说的那些应用程序相比,我必须保持警惕。

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我的方法很简单。 我将每个应用程序记录在Excel的100个最佳列表中。 我记录了它添加到文章中的日期,或者上次我更新文本的时间,如果它的应用程序仍然不错,但是自上次我写文章以来就进行了重大更新。 我还保留了以前在列表中但此后失去位置的应用程序的运行列表。

此电子表格还可以帮助我查看我是否打了100个应用程序,因为Excel会自动为我计算这些应用程序。 我还使用它通过添加指示分页符的边框将应用程序分组到不同的页面上。 颜色编码还使我能够查看列表中有哪些新应用程序(黄色),这是发布过程中的标志,这意味着我应该比其他应用程序更仔细地检查这些部分。

我还要承认,我并没有使用我最初在此电子表格中设置的所有列。 有时,我认为某些信息很重要,只是后来才意识到我根本不需要它。 因为此电子表格仅属于我,所以我可以放弃没有回报的区域而不会产生任何后果。 我可以清理电子表格并摆脱不使用的部分,但是保留它们而不使用它们比花一些时间使电子表格更整洁更值得。 重点是什么? 除了我,没人能看到它。

使用电子表格来跟踪工作的好处
简单的电子表格可以成为组织工作的强大工具,而您不必精通Excel即可进行工作。 使用电子表格跟踪您的工作的好处包括:

  • 能够看到您已经完成的工作,因此您无需重复它(或者,如果您需要重复它,则可以快速查看第一次执行该操作的时间和方式,以便您可以利用以前的工作)
  • 有专门的地方记录想法并定期浏览
  • 如果您需要已完成工作的证据,则可以保留其工作记录
  • 通过创建完全根据您的需求定制的信息检索系统,使您自己的任务更加轻松。