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井井有条:Microsoft Outlook的5个技巧

当谈到电子邮件的痛苦时,Microsoft Outlook既是问题的一部分,又是解决方案的一部分。 gargantuan程序包含许多功能,功能,设置和功能,以至于几乎不可能全部学习。 如果您花时间实时扫描Outlook中的所有这些按钮和菜单,那么您可能不知道它们中的一半会做什么。

我们内心深知Outlook能够帮助我们更好地管理电子邮件。 我们知道有一些秘密需要解锁。 但是哪里? 以及我们如何落实这些解决方案? 弄清楚答案,微软用来描述它们的语言,并教自己如何利用它们会花费太长时间。

这里有五种用简单语言阐明的解决方案,因此您可以快速轻松地实现它们。 它们涵盖了许多人在使用Outlook商业电子邮件时会遇到的一些最常见的问题。

1.永远不会错过老板/客户/婆婆的信息(使用搜索文件夹)
此提示和功能专为收件箱非常凌乱的人而设计,这类人由于重要消息被掩藏在混乱之中而错过了重要消息。 所需的功能称为“新建搜索文件夹”。

Follow the prompts and enter your parameters. When you' re finished, the new Search Folders will appear at the bottom of the left pane. You can optionally have it also appear in the top of the left pane>

2.“取消订阅”(即忽略)线程
您如何优雅地要求将其从您偶然使用的非常活跃的电子邮件线程中删除? 答:你不知道。 而是将其静音并删除。

' 130506_getorg_distributionlist' ”(我告诉过你,这会令人困惑)。

在此窗口中,您可以更改您正在访问的通讯簿。 在业务环境中,外部电子邮件中您自己的联系人通常会与公司的通讯录分开存放,因此请在它们之间切换以查找所需内容。 如果所有其他方法均失败,则可以退出此窗口,然后返回“添加成员”按钮,然后查找“新电子邮件联系人”,您只需输入某人的电子邮件地址即可。

保存组后,您可以从此开始在任何电子邮件的“收件人”字段中使用组的名称,将消息发送给这些人。 要更新您的论坛,请返回“联系人”部分,找到您的论坛,将其打开,然后使用以下两个按钮进行调整:“添加成员”和“删除成员”。

4.退出时自动清空垃圾箱
如果您经常发现自己试图在电子邮件程序中赚回宝贵的空间,那么退出Outlook时将垃圾桶设置为自动清空是个不错的选择。 转到“文件”选项卡,然后单击“选项”。

Start a new email message. Type in the body of the email and subject line as much information as you will need to reuse, being sure to leave yourself a clear and visible blank space or other placeholder (I use "TK" which means "to come") wherever you are going to enter new information each time you send the message.

When you' ve finished designing your template, go to the File tab and choose Save As. In the dialog box that appears, you have to change the file> 更多项目>选择表单,然后从文件系统中的用户模板部分中选择您的模板。

由于此过程有些复杂,因此我开始将保存的签名用于非常短的消息,否则会一遍又一遍地键入,例如“谢谢您与我联系,但您概述的内容不在我的研究范围之内。最好,吉尔·达菲。” 但是,对于更长的消息,模板会更好地工作。