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井井有条:记录您的工作流程

新员工和包括新近应届毕业生在内的新员工通常在开始新工作时会花费更多的时间。 培训可能需要数周或数月的时间,并且同事和经理都希望在您适应之后给您一些喘息的空间。 减少停机时间最有价值的方法之一就是记录工作流和流程。

记录您的工作流程和流程无非就是一步一步地准确记录您的工作需要。 这是您刚接触工作环境时所学的一切。 随着时间的流逝,或者您发现更好或更有效的完成工作的方式时,还可能需要对这些流程进行所有调整和更改。

规模庞大且信誉良好的企业和政府组织可能已经拥有大量的操作手册和其他文档,但以我的经验来看,较小的公司和团队通常不会,或者如果这样做,它们已经严重过时了。

简而言之,在进行任何工作培训时都要保存便笺,然后将这些便笺转换为文档。 当您开始自己进行工作时,请添加到便笺中或对其进行调整以更准确地反映您正在执行的任务。

如果您的工作有一幅“大图”,请概述一下概述,将其放在文档的开头。 构成全局的要点是您应该更彻底地记录的内容,或者在同一文档中,或者在一些较小的文档中(如果您需要将其分解)。 例如,在时事通讯营销中,概述可能如下所示:

  • 撰稿人撰写副本并将其提交给市场经理。
  • 营销经理审查并编辑副本,并获得高级营销经理的批准。
  • 市场营销经理提交运行列表更新的请求。
  • 市场经理将最终副本交付给助理。
  • 助理制作时事通讯并发送质量保证测试。
  • 质量检查小组审核新闻稿并提交更改。 助手实施更改,验证和计划发布。
这些项目中的任何一项都可以有三页的手册,描述执行工作所需的步骤。 副本在哪里提交,如何提交? 副本需要采用什么格式? 谁负责运行列表更新,这意味着什么? 或者,这些项目中的几项可以合并为一本手册,例如,以“市场经理…”开头的三个任务

您需要什么
要编写步骤,您需要至少接受过一次培训。 当您需要再次进行工作时,请使用您自己的过程的初稿来指导您完成这些步骤,以查看它们是否准确且易于理解。

屏幕截图。 截取似乎难以用文字解释或最好用视觉方式说明的任何内容的屏幕快照。 首先将所有屏幕截图保存在文件夹中,仅在需要时才将其添加到文档中。 屏幕截图太多对阅读您的手册的人来说似乎太过分了。

(有几种截屏方法,但是最快的方法是:在Windows中,使用PrtScn按钮,然后使用粘贴功能将图像拖放到图像编辑程序中,在其中可以对其进行裁剪和编辑;在Mac上,请使用Apple + Shift + 4并将目标拖到要拍摄的区域。)

屏幕捕获软件。 如果要添加指向相关内容的箭头或突出显示图像的特定部分,您使用的图像编辑器可能包括用于标记屏幕截图的工具。 屏幕捕获程序Snagit和Mac的Snagit售价50美元,几乎可以满足您的所有需求。

图表工具。 一些工作流程和过程最好通过少量图表来表示。 思维导图软件可以帮助您快速绘制流程图等,尽管您也可以在Microsoft PowerPoint中找到很多这些相同的图表绘制工具,并且在Word的“插入”选项卡下可以找到更多的选择。

该做什么和不该做什么

  • 不要为不同的流程和步骤创建单独的文档,而不是为您解释整个工作的大量文档。
  • 做得透彻,也要简洁。
  • 一定要包括屏幕截图。
  • 花几个星期来完成文件。 给自己一些时间来思考这些过程,然后返回文档以检查是否已正确记录它们。
  • 在页面顶部放置日期戳,以显示文件的最新更新时间。
  • 在记录工作流程时,请使用职务而不是人的名字。
  • 务必将原件保存在共享位置,以便其他人可以轻松地检索它们。
  • 不要在桌面上或基于私有云的系统(或两者)中保留文件的本地备份。
  • 每年检查和修订您的文档一次。 将它们视为从未完成的活动文档。 他们在不断发展。
  • 一定要告诉老板和同事您正在创建和维护这些新记录,因为它们也可能有宝贵的输入。
  • 不要仅仅为了使页面显得爵士就包括剪贴画。 每个人都讨厌它。
  • 不要疯狂地格式化文本。 把事情简单化。 副标题使用粗体。 适当使用项目符号和编号列表,以帮助人们轻松查看相关信息。 保持段落简短。
  • 不要使用别人的名字。 通过职务称呼人们。 我已经说过了吗 是的,我做到了,但这很重要,所以我再说一遍。
  • 不要过度保护您的文件。 您创建它们是为了帮助组织,而不是单靠自己。
  • 不要将您的文档输出为PDF。 保留它们可编辑的格式(请参见上文)。