Anonim
井井有条:如何减少不必要的组/公司电子邮件

还记得蒂埃里·布雷顿(Thierry Breton)承诺到2014年从其公司Atos消除100%内部公司电子邮件的承诺吗? 当时他宣布了自己的雄心壮志-那是2011年-来自技术和商业领域的许多人都off之以鼻。 他们称他的计划荒谬。 他们说我们需要电子邮件。 我们依靠它。 这是必要的!

快进到今天,气候已经改变。 我越来越多地从上班族那里听到电子邮件是他们生存的祸根。 与“ m”这个词一样,这浪费了他们的时间:开会。 当我问为什么这么大的负担时,人们通常会说“我收到大量与我无关的电子邮件”或“我所处理的线程中的一半与我的工作完全无关”。 我什至开始听到一些人对个人电子邮件的相同看法:“我从我的读书俱乐部成员那里收到了九封跟进电子邮件,确认下一次读书俱乐部的约会!大家好!这是第一封电子邮件!”

组织起来

在这种情况下,您最糟糕的事情是回复所有人,并显示一条“取消订阅”消息。 这很粗鲁。 它表明您没有任何社交技巧或netetquette。 它证明您不知道如何管理自己的电子邮件。

但是,当您面对面交谈时,您会再次成为人类。 您是一个令人愉快的人,提出了合理而直接的要求。 另外,如果您有意收到邮件的原因,那么此人将说明您为什么被包括在内。

2.利用社交网络,项目管理工具和IM
我认为,社交网络(包括Yammer和Podio之类的商业网络)比电子邮件更好地处理了选择加入消息传递。 以我的朋友为她的读书俱乐部抱怨的情况为例。 如果组织者在Facebook上而不是通过电子邮件设置下一次读书俱乐部会议邀请,则对于成员来说,获取信息将变得不必要。 Facebook事件是可选的。 您可以找到他们,并在需要时消化这些信息。 当同一事件的邀请通过电子邮件到达时,立即阅读它是必不可少的。

So use all the different tools at your disposal, and if you are in a management position, encourage others to as well. Advocating for a multi-tool solution will help reduce necessary emails.

3. Use Automated Sorting or Filters
The most common solution for managing unwanted emails is to set up automated sorting rules, or filters as they' re sometimes called, that put the unwanted messages into a designated place (usually a folder, but sometimes the trash) before they even hit your inbox. All the major email>

组织起来

我个人不太使用自动排序,因为它依赖于一种新行为:定期检查指定的文件夹。 过去,每当我进行分类设置时,我立即就忘记了这样做,几天后,我注意到一堆电子邮件中可能包含一些重要信息。 我宁愿删除收到的不想要的消息。 如果您选择这种方式,请勤于定期处理这些分类的电子邮件。

4.告诉人们不要写回“谢谢”

我第一次听到一个同事在以前的工作中对另一个同事大声说:“您介意确认您知道我已经做了我应该做的事情时,是否介意不对邮件回复'谢谢'?这将帮助我减少电子邮件时间,”它震撼了我的脑海! 你可以这样说? 当然,您可能会觉得脾气暴躁,但好处是您不会收到大量真正不必要的电子邮件。

您也可以将其改写为极度消极的进取心-“如果真的很少通过电子邮件感谢我,我真的不会被冒犯。我已经知道您欣赏我的工作了” –但我不建议这样做!

其他资源
其他可帮助您紧抓电子邮件的工具包括Sanebox(它会自动设置一些自动排序功能)或iOS的Mailbox应用(对于不在办公室时保持电子邮件状态非常有用),但对于一般情况则更多电子邮件分类比减少不必要的邮件要好。