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变得井井有条:如何开始变得井井有条

?wmode = transparent“关于组织起来您想知道什么?”

我经常问我的同事和朋友这个问题,以获取本专栏的想法。 我上次询问时,有多个人回答:“我什至要开始吗?”

如果我要编写有关如何组织的初学者指南,它将以一个绝对必要的建议开始:将您的项目分解为更小的部分。

将目标分解为较小的目标和日常任务对于成功至关重要。 所有有组织的人都这样做,但并非所有建议文章都将其明确。 我认为这需要明确。 重要的是您不应该掩饰它。

被组织起来的真正秘诀是弄清楚如何让自己去做组织发生并继续前进所必需的行动。 您必须能够定义操作,而这正是打破目标的全部目的。

从哪里开始整理

必须先有一个目标,然后才能有条理。

Let' s say you feel like your email is out of control. You want to organize email.

否定目标:“我的电子邮件太乱了,我不再想要那样了。”

明确定义的目标:“我希望始终能够在需要时迅速找到电子邮件。”

积极可行的目标集中在您希望能够做的事情上(“快速查找电子邮件”)。 通过消极的偏见看到的目标只是重申了您的电子邮件混乱并且您对此不满意的问题。

这是另一个例子:

否定目标:“我的论文太多了。它们使我的办公桌杂乱无章,引起了我的分心,我讨厌它。” (请注意,对于所要发生的事情或情况如何变化尚无清晰的了解。)

明确定义的目标:“我想要一个有助于我集中精力的简约工作区。我想利用我的计算机和OCR的功能,并进行搜索以更有效地查找重要文档。” (请注意强调肯定的词,例如“重点”和“有效”。)

从字面上看,您必须想象自己想要的东西,并用积极的话语,具体的,可行的话语表达。 (请参阅有关设置和实现目标的更多提示。)

如何解构目标

一旦有了目标并付诸实践,就必须解构它。

解构目标的一种简单方法是考虑要完成目标的日常任务清单上的内容。

您永远不会在待办事项列表上创建“创建有助于集中注意力的简约工作区”。 相反,您可能会写:

  • 从桌子上清除杯子
  • 扫描收件箱中的文件
  • 切碎的扫描纸
  • 整理电脑线

(如果您首先迷失在待办事项列表上属于哪种事物,那么我会重新介绍创建更好的待办事项列表。)

示例:照片组织改头换面
我想给你一个更长的例子,说明如何将一个大型组织项目分解为较小的部分,以充分弄清它是如何发生的。

我一直在与同事斯蒂芬妮(Stephanie)合作进行数码照片组织的整体改建(我将在以后的专栏中广泛介绍)。 她有成千上万张照片散布在多台计算机和在线存储服务中,她只是希望将它们整理得井井有条。

1.定义目标。 我们第一次坐下来讨论该项目时,我问她:“您想要什么?您的目标是什么?” 在她什至没有回答之前,我就停了下来。 “让我改一下。你想对现在不能做的照片做些什么?”

斯蒂芬妮(Stephanie)本质上说,无论她使用什么设备,她都希望能够轻松找到照片。

2.了解问题。 我的后续问题是:“现在,当您寻找照片时,您的外观如何?您还记得照片中的日期,人物或拍摄照片时的事件吗?”

这个问题真正要问的是:“我们应该设计哪种解决方案以满足您的需求?”

她说,她通常会按日期大致记得自己的照片,例如“在大学里”,但有时也会被照片中的人记住。

我们考虑了一些可能的解决方案,但还没有解决任何问题。 通常,它有助于推进组织项目中的一些工作,因此,了解更多有关问题的信息后,看看目标的定义是否会改变。

3.给自己分配一些小任务。 根据我们的会议,Stephanie提出了简短的任务清单。 它看起来像这样:

  • 盘点:列出本地和在线保存照片的地方
  • 打开Photostream(Stephanie使用了几种Apple设备,因此通过Photostream整合照片似乎是尽早进行的逻辑且简单的步骤)
  • 检索一段时间未使用的任何照片网站的密码
  • 下载Facebook照片和数据。
  • 这四个任务是斯蒂芬妮“下一步”的范围。 请注意,她的清单只有几个项目。 如果她弯腰,她可以很容易地在一天之内完成所有这些任务,如果每天都做不到,则可以不到一周。

    4.设置截止日期。 完成简单,简短的任务的方法是设置截止日期。 我喜欢使用任务管理应用程序,例如Awesome Note或Any.do来跟踪我的待办事项并为它们指定截止日期。 在斯蒂芬妮(Stephanie)的项目中,我不知道她是否给自己截止日期,但是根据我们决定何时彼此见面以继续该项目,她的截止日期很短。 我的假设是,我们的下一次会议在她的日历上隐约可见,使她对自己要说的事情负责。

    很难做
    并非每个人都对自己负责。 我认为我们都有制定使自己感到负责任的策略,例如,向其他人介绍我们的计划,或向钱打赌我们会或不会做某事。 记住任务并不难。 只需在智能手机上发送提醒即可。 这样做很难。 如果您有非常具体的小任务,那么至少会增加您遵循的机会。

    格言“每一步都从一个步骤开始”是完全正确的。 或者,如果您愿意,“露面就是成功的一半”表示相同的意图。 您必须给自己清楚,可操作的事情,并在合理的时间内完成这些事情。 否则,您将一无所获。